“ORIENTAÇÕES QUANTO À ELABORAÇÃO DE ATAS”
Servimo-nos da presente para orientar os irmãos quanto a alguns procedimentos a serem observados no que se refere à elaboração de Atas.
- Estrutura da ata:
Toda ata deve conter alguns itens básicos, conforme abaixo relacionados:
- Data por extenso.
- Horário de inicio e término.
- Citar se a Assembléia Geral é Ordinária ou Extraordinária (observar competência no Estatuto).
- Local e endereço da realização da Assembléia.
- Forma que foi convocada e a antecedência.
- Citar que o “quorum” está de acordo com a exigência estatutária.
- Nome do presidente da mesa.
- Nome do Secretário da mesa.
- Citar se o secretário é “ah doc” ou o próprio secretário da Igreja.
- Assuntos da Pauta (numerados).
- Citar sempre que para a tomada de decisões, as propostas foram provenientes da Igreja ou Diretoria, nunca mencionar que foi decidido pela diretoria ou pelo presidente.
- Citar que cada proposta foi submetida à aprovação pela Igreja e se a aprovação foi unânime ou pela maioria.
- Citar ao final da ata o seguinte texto, como exemplo: “Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a presente Assembléia, sendo lavrada a presente ata, que depois de lida e aprovada, segue assinada por mim (secretário) e pelo Presidente”.
- Nunca citar em ata os valores constantes de relatórios, mas citar unicamente que “foi apresentado à Igreja o Relatório da Tesouraria e Parecer do Conselho Fiscal (ou Comissão de Contas), sendo as contas aprovadas por unanimidade pela Igreja, sem ressalvas”. Caso haja ressalvas, não citar na ata as ressalvas, citar apenas que o relatório foi aprovado com ressalvas.
- ELEIÇÃO DE DIRETORIA E APROVAÇÃO DE RELATÓRIO FINANCEIRO
De acordo com o mandato definido no Estatuto, as Igrejas sempre terão que eleger Diretoria e Conselho Fiscal (este último, se a Igreja o tiver). Desta forma, ao elaborar-se a ata de tal assembléia deve-se observar os seguintes critérios:
a) A ata dessa Assembléia deve ser obrigatoriamente registrada no Cartório do RCPJ da cidade que a Igreja estiver estabelecida.*
- Nesta assembléia, preferencialmente, não devem ser tratados outros assuntos. Deve ser específica para tais deliberações.
c) Deve também observar os critérios definidos no item 1.
d) Constar a qualificação completa de cada diretor eleito, com os seguintes dados: a) Nome completo, b) nacionalidade, c) estado civil, d) profissão, e) endereço, f) número do CPF, g) número da identidade, h) órgão expedidor da identidade. Sem esses dados pessoais, o cartório pode negar o registro da ata.
e) Nunca eleger menores de 18 anos.
- Tal eleição abrange apenas os Diretores Estatutários e Conselho Fiscal, não devendo eleger nesta assembléia diretores de departamentos ou congregações. Se eleger, não mencioná-los nesta Ata.
Em caso de dúvidas, entrar em contato conosco pelos telefones e site abaixo relacionados.
* IMPORTANTE:
O não registro da ata de diretoria tem trazido diversos problemas para as Igrejas em várias cidades, pois alguns cartórios tem negado registro de ata sem o registro da ata anterior. Tal situação não traz nenhum problema para a contabilidade, mas pode trazer vários problemas para a Igreja, que em alguns casos fica impossibilitada de regularizar sua situação cadastral junto a Receita Federal, bem como de atualizar o cadastro junto a instituições financeiras.
DEPTO. JURÍDICO – KADOSHI
LEANDRO REZENDE |
